Een document afwijzen als ondertekenaar of beoordelaar

1. Wat betekent een document afwijzen?

Afwijzen betekent dat een ontvanger (ondertekenaar of goedkeurder) aangeeft dat het document niet akkoord is. Dit voorkomt verdere ondertekening.

2. Instelling van de afkeurfunctie

• De functie staat standaard aan in de accountinstellingen.
• Als beheerder kun je deze functie uitzetten als je niet wilt dat ontvangers afkeuren.
• Je kunt vooraf ingestelde afkeur-redenen toevoegen die gebruikers kunnen kiezen tijdens afwijzing.

3. Hoe werkt het afwijzingsproces?

1. Ontvanger selecteert de optie om het document af te wijzen.
2. Er verschijnt een lijst met vooraf ingestelde redenen, of de ontvanger kan een eigen reden invullen.
3. Na bevestiging wordt het verzoek afgebroken:
   • Het document wordt niet doorgestuurd.
   • De initiële verzender, eventuele eerdere ondertekenaars en personen in CC ontvangen een melding.

4. Gebruiksvoorbeelden

• Een contract dat eerst moet worden herzien door een manager of compliance-afdeling.
• Een voorstel dat niet akkoord is vanwege ontbrekende of onjuiste gegevens.
• Een document in afwachting van interne checks vóór eigenlijke ondertekening.

Voordelen van de afkeurfunctie

• Beheersing: ongewenste documenten worden niet ondertekend.
• Transparantie: afkeuring en gekozen reden worden vastgelegd.
• Flexibiliteit: afkeurreden kan vooraf gedefinieerd of handmatig ingevuld worden.

Belangrijke aandachtspunten

• De functie wordt standaard ingeschakeld, maar makkelijk uit te schakelen door de beheerder.
• Afkeuring stopt het ondertekenproces volledig.
• Alle relevante partijen (verzender, ondertekenaars, CC) ontvangen een melding bij afwijzing.